ÉTICA Y CUMPLIMIENTO EN IBERDROLA ESPAÑA
Iberdrola España, a la vanguardia de las mejores prácticas internacionales en materia de ética y cumplimiento
En Iberdrola España trabajamos permanentemente para estar a la vanguardia de las mejores prácticas internacionales en ética y cumplimiento.
Iberdrola España cuenta con un sistema de cumplimiento cuyo objetivo es garantizar que actuamos de acuerdo con principios éticos y básicos de gobernanza y de sostenibilidad del Grupo Iberdrola - grupo al cual pertenece -, la legalidad y nuestra normativa interna, especialmente el Sistema de gobernanza y sostenibilidad.
Este sistema ayuda a cumplir plenamente con el Propósito y Valores del Grupo Iberdrola y a proteger el interés social, además de prevenir, gestionar y reducir el riesgo de incumplimientos que puedan ser cometidos por parte de administradores, profesionales o proveedores dentro de la organización.
Código de conducta de administradores, profesionales y proveedores
El Código de conducta de administradores, profesionales y proveedores de la compañía recoge el compromiso de Iberdrola España y sus sociedades dependientes con la ética empresarial y la transparencia en todos los ámbitos. Este código pretende garantizar el comportamiento ético y responsable de todos los profesionales y proveedores de Iberdrola España y sus sociedades dependientes, con independencia de su nivel jerárquico, de su ubicación geográfica o funcional y de la empresa a la que presten sus servicios o con la que mantengan una relación contractual.
El Sistema de cumplimiento de Iberdrola España se basa en ciertas normas aprobadas por el Consejo de Administración, que son parte del Sistema de Gobernanza y Sostenibilidad entre ellas los Principios éticos y básicos de gobernanza y de sostenibilidad del Grupo Iberdrola, el Código de conducta de administradores, profesionales y proveedores, la Política contra la corrupción y el fraude, la Política de cumplimiento y el Sistema interno de información y de protección del informante.
Además, la unidad de cumplimiento de cada sociedad desarrolla y aprueba normativa complementaria y más específica para velar de forma proactiva y autónoma por la implementación y la efectividad del Sistema de cumplimiento de cada sociedad del Grupo.
Sistema de cumplimiento de Iberdrola España
1 Evaluacion de riesgos
Uno de los elementos principales del Sistema de cumplimiento es la existencia de un proceso de identificación y evaluación periódica y continua de los riesgos en materia de cumplimiento de cada una de las funciones corporativas y en los negocios del grupo, incluyendo los riesgos de comisión de delitos o conductas irregulares asociados a las actividades que desarrolla la organización. En la evaluación se incluye la valoración de la probabilidad de la materialización de cada uno de los riesgos y del impacto que tendría dicha materialización, así como la eficacia de los controles destinados a su mitigación.
2 Políticas y protocolos
La organización cuenta con la normativa interna y los controles necesarios para prevenir y mitigar los riesgos identificados, además de proporcionar a los profesionales unas guías de actuación que determinen cuál es la conducta apropiada y esperada.
Los sistemas de cumplimiento de las sociedades del Grupo se estructuran sobre la base de: (i) determinada normativa aprobada por el Consejo de Administración de Iberdrola, S.A., (como parte integrante de su Sistema de gobernanza y sostenibilidad); (ii) determinada normativa aprobada por su propio órgano de administración; y (iii) de la normativa complementaria que desarrolla y aprueba cada unidad de cumplimiento al amparo de las atribuciones que le otorga su respectivo Reglamento.
La normativa es actualizada periódicamente y es monitorizada por las unidades de cumplimiento para evaluar su virtualidad preventiva.
3 Comunicación
La difusión y la comunicación de los principios éticos es otro de los elementos esenciales del Sistema de cumplimiento. Los principales objetivos, tal y como establece el Plan Global de Comunicación son:
- Lograr que los profesionales perciban el valor que las actuaciones de Cumplimiento suponen para ellos mismos a nivel personal.
- Incrementar la concienciación de los profesionales sobre los riesgos más relevantes asociados a su actividad profesional y la normativa o recomendaciones para su minimización.
- Impulsar la participación de los profesionales en las actividades de Cumplimiento que lo requieran.
- Fomentar la participación de los directivos y mandos intermedios en la transmisión de la cultura de cumplimiento a sus equipos.
Para las actividades de comunicación se utilizan las distintas herramientas y canales disponibles, seleccionando aquellos más efectivos según las particularidades de cada caso.
4 Formación
La formación es uno de los pilares fundamentales de la función de cumplimiento y del conocimiento y cumplimiento del Código de conducta por parte de todos los profesionales de las sociedades del Grupo. La estrategia de formación parte de iniciativas globales de formación para los profesionales de las sociedades del Grupo sobre temas de cumplimiento de carácter general y aplicables a la mayoría de la plantilla, y desarrolla adicionalmente unos planes específicos de formación destinados a determinados grupos de profesionales en relación con los cuales se han identificado riesgos concretos y específicos en materia de cumplimiento.
5 Monitorización
Los órganos de gobierno de las sociedades del Grupo son los responsables de monitorizar la efectiva implantación del Sistema de cumplimiento en sus respectivas sociedades.
Las actividades de monitorización están destinadas a establecer mecanismos de detección y control que permitan verificar la efectividad de las medidas preventivas implantadas, así como posibilitar una mejora continua de los sistemas de cumplimiento. El elemento clave para detectar conductas irregulares son los canales internos de información habilitados en Iberdrola y su Grupo.
Los canales internos de información del Grupo son herramientas puestas a disposición de todos los accionistas, administradores, profesionales, proveedores y otros terceros que determine la ley para comunicar conductas que puedan implicar la comisión de alguna irregularidad o de algún acto ilícito o contrario a la ley o al Sistema de gobernanza y sostenibilidad.
En todos los casos, existe un firme compromiso expreso del Grupo con la prohibición de adoptar represalias contra aquellos que hagan uso de los canales internos mencionados, salvo casos de mala fe.
Además, los sistemas de cumplimiento se someten a auditorías y revisiones periódicas por parte de Auditoría Interna y por terceros independientes, estableciéndose los planes de acción necesarios para adoptar las recomendaciones propuestas.
6 Plan de respuesta y remediación
Los canales internos de información suponen una fuente de información esencial para identificar mejoras en los sistemas de cumplimiento y mecanismos adicionales de prevención y control.
Asimismo, derivado de las auditorías y las revisiones periódicas a las que se someten los sistemas de cumplimiento, se establecen los planes de acción necesarios para adoptar las recomendaciones propuestas.
Más información en detalle disponible en el Informe de transparencia de los sistemas de cumplimiento de Iberdrola España y sus sociedades dependientes
Unidad de cumplimiento de Iberdrola España
Para velar de forma proactiva y autónoma por la implementación y la efectividad del Sistema de cumplimiento de cada sociedad del grupo, se han constituido unidades de cumplimiento como órganos colegiados de carácter interno y permanente. Estas unidades están configuradas con arreglo a los más altos estándares de independencia y de transparencia y vinculadas a los consejos de administración. La composición, las competencias y el funcionamiento de la unidad de Iberdrola España se regulan en el Reglamento de la Unidad de Cumplimiento.
Entre las funciones de las unidades de cumplimiento se incluye la de impulsar una cultura ética y de “tolerancia cero” frente a la comisión de actos ilícitos o contrarios a la ley o al Sistema de gobernanza y sostenibilidad. Además, vigilan la aplicación y efectividad de los sistemas de cumplimiento de sus sociedades de forma proactiva y autónoma, sin perjuicio de la adecuada coordinación que se lleva a cabo a nivel Grupo.
Canal de denuncias de Iberdrola España
Iberdrola España ha implementado un sistema interno de información de acuerdo con las previsiones de la legislación aplicable y con base en los principios establecidos en la Política de cumplimiento y en el Sistema interno de información y de protección del informante.
La gestión del canal interno de denuncias de Iberdrola España corresponde a su unidad de cumplimiento. Este canal de denuncias se configura como una herramienta a disposición de todos los administradores, profesionales, proveedores y otros terceros para comunicar conductas que puedan implicar la comisión de alguna irregularidad o de algún acto ilícito o contrario a la ley o al Sistema de gobernanza y sostenibilidad con trascendencia en el ámbito de la Sociedad, en la relación contractual de esta con sus proveedores o en los intereses e imagen de las sociedades del Grupo Iberdrola.
Todas las comunicaciones que se reciben a través de este canal se consideran información confidencial y pueden ser anónimas en el caso de las denuncias. En todos los casos, Iberdrola España mantiene un firme compromiso expreso de no adoptar ningún tipo de represalia contra aquellos que utilicen el canal de denuncias, salvo en casos de mala fe.
Cadena de suministro
Uno de los elementos fundamentales del Sistema de cumplimiento de Iberdrola España es la difusión de nuestra cultura ética a los terceros con los que se relacionan. A través del Código de conducta del proveedor, exigimos a los integrantes de la cadena de suministro la asunción de determinadas obligaciones y unas pautas de actuación específicas y llevamos a cabo evaluaciones periódicas de todos nuestros proveedores (due diligence).
Además, desarrollamos iniciativas de comunicación y sensibilización orientadas a impulsar y promover el desarrollo de los sistemas de cumplimiento y la sostenibilidad de la cadena de suministro.
Separación de actividades en España
De acuerdo con el régimen sectorial vigente en España, una misma sociedad no puede realizar actividades reguladas y liberalizadas, pero sí pueden hacerlo distintas sociedades de un mismo grupo, siempre que se cumplan ciertos criterios de independencia en la gestión de las actividades reguladas, tal y como sucede en el grupo formado por Iberdrola España y sus sociedades dependientes.
Para garantizar el cumplimiento de los citados criterios de independencia y las obligaciones específicas de los empleados en esta materia, Iberdrola España y sus sociedades cuentan con el Código de separación de actividades de las sociedades del Grupo Iberdrola España con actividades reguladas.
Una de las funciones de la Unidad de Cumplimiento de Iberdrola España es supervisar y velar por el cumplimiento de lo establecido en el mismo, para lo que prepara un informe con carácter anual sobre el cumplimiento de las medidas previstas en el citado Código.
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